Menjalankan bisnis sambil kuliah membuat setiap pengeluaran perlu dikelola dengan cermat. Uang untuk membeli bahan, membayar ongkos kirim, membeli kemasan, atau memasang promosi sering kali bercampur dengan uang makan dan kebutuhan pribadi. Jika tidak dicatat secara terpisah, pemilik usaha akan kesulitan mengetahui apakah bisnis benar-benar menghasilkan laba.

Memahami cara mencatat biaya operasional bisnis mahasiswa dapat membantu kamu melihat kondisi usaha berdasarkan data, bukan sekadar perkiraan. Pencatatan ini tidak harus langsung menggunakan aplikasi akuntansi yang rumit. Buku kas sederhana atau spreadsheet sudah dapat menjadi langkah awal, selama digunakan secara konsisten dan memuat informasi yang diperlukan.

Mengapa biaya operasional perlu dicatat?

Biaya operasional adalah pengeluaran yang mendukung kegiatan usaha sehari-hari. Contohnya dapat berupa pembelian bahan, kemasan, transportasi untuk mengantar pesanan, biaya promosi, atau kebutuhan lain yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

Tanpa pencatatan, kamu mungkin hanya menghitung pendapatan dari penjualan lalu menganggap selisihnya sebagai laba. Padahal, sebagian pendapatan tersebut masih harus digunakan untuk membayar berbagai biaya usaha. Akibatnya, laba terlihat lebih besar daripada kondisi sebenarnya dan keputusan bisnis menjadi kurang tepat.

Pencatatan yang konsisten membantu kamu mengetahui total biaya, mengevaluasi pengeluaran, menentukan harga jual, serta menilai kinerja usaha pada periode tertentu.

Pisahkan uang bisnis dan uang pribadi

Baca juga: Cara Mencatat Penjualan Harian Bisnis Mahasiswa

Langkah pertama adalah membedakan dana usaha dari dana pribadi. Jika memungkinkan, gunakan dompet digital, rekening, atau tempat penyimpanan uang yang khusus dipakai untuk transaksi bisnis. Bagi mahasiswa, pemisahan ini dapat dimulai secara sederhana dengan membuat dua bagian kas atau dua kolom saldo yang berbeda.

Ketika kamu menggunakan uang pribadi untuk membeli bahan usaha, catat transaksi tersebut sebagai dana yang masuk ke bisnis atau tambahan modal. Sebaliknya, jika mengambil uang dari kas usaha untuk keperluan pribadi, jangan memasukkannya sebagai biaya operasional. Catat sebagai pengambilan pribadi pemilik.

Pemisahan ini sejalan dengan konsep entitas bisnis dalam SAK EMKM dari Ikatan Akuntan Indonesia. Konsep tersebut memandang usaha sebagai entitas yang kekayaan dan hasilnya perlu dibedakan dari kekayaan pribadi pemilik. Dengan begitu, laporan usaha dapat menggambarkan kondisi bisnis secara lebih wajar.

Siapkan alat pencatatan yang sederhana

Pilih alat yang mudah kamu gunakan setiap hari. Spreadsheet dapat membantu membuat tabel, menjumlahkan angka, dan menyusun rekap secara lebih cepat. Jika akses perangkat terbatas, buku kas sederhana juga dapat digunakan.

Yang terpenting bukan bentuk alatnya, melainkan kelengkapan dan keteraturan datanya. Buat kolom berikut untuk setiap transaksi:

• Tanggal: waktu terjadinya transaksi.
• Jenis biaya: kategori pengeluaran, seperti bahan, kemasan, transportasi, atau promosi.
• Nominal: jumlah uang yang dikeluarkan.
• Metode pembayaran: tunai, transfer, atau dompet digital.
• Keterangan: penjelasan singkat mengenai tujuan pengeluaran.

Tambahkan kolom bukti transaksi atau nomor arsip jika kamu menyimpan nota secara digital. Format sederhana seperti ini memudahkan pemeriksaan ulang dan mengurangi risiko transaksi terlupakan.

Kelompokkan biaya tetap dan biaya variabel

Baca juga: Cara Membuat SOP Bisnis Mahasiswa agar Operasional Lebih Rapi dan Konsisten

Setelah setiap pengeluaran dicatat, kelompokkan biaya berdasarkan sifatnya. Pengelompokan membuat kamu lebih mudah memahami pola biaya dan memperkirakan kebutuhan dana usaha.

Biaya tetap

Biaya tetap adalah pengeluaran yang cenderung tidak berubah secara langsung ketika jumlah penjualan naik atau turun dalam periode tertentu. Dalam praktik usaha mahasiswa, kategori ini dapat digunakan untuk pengeluaran rutin yang relatif stabil sesuai kondisi bisnis.

Catat biaya tersebut berdasarkan tanggal dan nominal sebenarnya. Jangan menghapusnya hanya karena pada bulan tertentu penjualan sedang rendah. Biaya tetap tetap perlu diperhitungkan ketika mengevaluasi hasil usaha.

Biaya variabel

Biaya variabel biasanya mengikuti aktivitas penjualan atau jumlah produk yang dibuat. Semakin banyak pesanan, semakin besar kemungkinan kebutuhan bahan, kemasan, atau pengiriman.

Pemisahan biaya tetap dan variabel membantu kamu menjawab pertanyaan penting: apakah peningkatan penjualan juga menghasilkan laba yang lebih baik, atau justru diikuti kenaikan biaya yang terlalu besar?

Simpan bukti setiap transaksi

Nota, kuitansi, bukti transfer, dan riwayat pembayaran digital sebaiknya disimpan setelah transaksi dicatat. Kamu dapat membuat folder berdasarkan bulan, kemudian memberi nama berkas dengan tanggal dan jenis pengeluaran agar mudah dicari.

Bukti transaksi berfungsi sebagai pengingat dan alat pemeriksaan. Jika jumlah dalam catatan berbeda dengan saldo kas, kamu dapat mencocokkannya kembali dengan bukti pembayaran. Kebiasaan ini juga membantu ketika ingin mengevaluasi biaya tertentu secara lebih mendalam.

Untuk transaksi tunai tanpa nota, tuliskan keterangan yang jelas segera setelah pembayaran dilakukan. Jangan mengandalkan ingatan karena detail pengeluaran kecil sering terlupakan dan jika terjadi berulang kali dapat memengaruhi perhitungan laba.

Catat transaksi pada hari yang sama

Baca juga: Cara Membuat Proyeksi Arus Kas Bisnis Mahasiswa agar Modal Tidak Macet

Menunda pencatatan hingga akhir minggu atau akhir bulan meningkatkan risiko ada transaksi yang terlewat. Karena itu, biasakan mencatat segera setelah menerima pendapatan atau membayar biaya. Luangkan beberapa menit setiap hari untuk memperbarui buku kas atau spreadsheet.

Gunakan istilah kategori yang konsisten. Misalnya, jangan mencatat pembelian kardus sebagai “kemasan” pada satu hari dan “perlengkapan” pada hari lain jika keduanya memiliki tujuan yang sama. Kategori yang seragam membuat rekap lebih mudah dibaca.

Rekap biaya secara berkala

Lakukan rekap minimal pada akhir periode yang kamu tentukan, misalnya mingguan atau bulanan. Jumlahkan biaya berdasarkan kategori, lalu bandingkan dengan pendapatan pada periode yang sama.

Perhitungan sederhana yang dapat digunakan adalah:

Laba usaha = pendapatan − total biaya usaha

Pastikan total biaya hanya mencakup pengeluaran yang berkaitan dengan bisnis. Pengambilan uang untuk kebutuhan pribadi tidak boleh dimasukkan sebagai biaya operasional karena dapat membuat laba usaha terlihat lebih rendah dari keadaan sebenarnya.

Selain melihat jumlah total, perhatikan kategori yang meningkat. Jika biaya promosi bertambah tetapi pendapatan tidak berubah, kamu perlu mengevaluasi efektivitasnya. Jika biaya kemasan meningkat, periksa apakah ada pilihan pengadaan yang lebih efisien tanpa menurunkan kualitas.

Gunakan catatan untuk menyusun laporan sederhana

Baca juga: Cara Menentukan Harga Jual Produk untuk Bisnis Mahasiswa agar Tidak Rugi

Catatan harian dapat menjadi dasar untuk menyusun laporan yang lebih teratur. SAK EMKM menyebutkan bahwa laporan keuangan lengkap terdiri dari laporan posisi keuangan, laporan laba rugi, dan catatan atas laporan keuangan.

Laporan posisi keuangan memuat informasi mengenai aset, liabilitas, dan ekuitas pada tanggal tertentu. Sementara itu, laporan laba rugi menyajikan pendapatan dan beban selama suatu periode. Catatan atas laporan keuangan memberikan informasi tambahan yang membantu menjelaskan laporan tersebut.

Buku kas atau spreadsheet sederhana merupakan alat pencatatan awal dan tidak otomatis berarti seluruh persyaratan SAK EMKM telah terpenuhi. Namun, kebiasaan mencatat tanggal, kategori, nominal, metode pembayaran, dan keterangan akan membantu kamu menyiapkan data yang lebih rapi jika kelak membutuhkan laporan keuangan yang lebih lengkap.

Checklist pencatatan biaya bisnis mahasiswa

• Pisahkan kas usaha dari uang pribadi.
• Catat setiap transaksi pada hari yang sama.
• Gunakan kategori biaya yang konsisten.
• Simpan nota atau bukti pembayaran.
• Bedakan biaya tetap, biaya variabel, dan pengambilan pribadi.
• Rekap pendapatan dan biaya secara berkala.
• Gunakan hasil rekap untuk menilai harga, pengeluaran, dan laba.

Dengan pencatatan yang teratur, kamu tidak perlu menunggu bisnis menjadi besar untuk mulai mengelola keuangan secara disiplin. Langkah sederhana yang dilakukan setiap hari dapat membuat laba lebih akurat, membantu pengambilan keputusan, dan membangun kebiasaan kewirausahaan yang bertanggung jawab.